グッズやノベルティ制作の現場では、日々の業務の中で気づかないうちに発生している「隠れたコスト」があります。このコストが累積すると、最終的には大きな時間や経費のロスにつながります。
本記事では、特に見過ごされがちな情報共有の問題と、非効率的な作業プロセスが引き起こすコストについて解説します。

送付状の共有を最短にする重要性

送付状は、送られた商品を確実に受け取ったり、イベント当日の準備を滞りなく進めるための、地味ではありますが非常に大事な連絡です。
送付状には、送られた商品の内容や数量、販売会社や製造会社の連絡先などが明記されており、発注側に不明点を起こさせないための信頼性の高い情報となります。

しかし、送付状のスムーズな共有ができないと、次のような問題が発生することがあります。

問題1: 送信時間が遅れる

工場から営業担当へ、営業担当から発注者へと伝言ゲーム状態になってしまっていることが多く
情報伝達が非効率になっていることがあります。
関係者が多いプロジェクトでは、情報が何度も仲介されることで、最初の意図が正確に伝わらなくなることが多々あります。

問題2: 内部での情報確認に時間がかかる

部署間へ送付状を共有する作業が発生してしまい、これ事態が非効率な作業です。

問題3: 不足が発生した場合の対応が遅れる

商品内容の不足やミスが発生した場合、送付状なしでは原因の特定が難しく、対応が遅れることもありえます。

解決策

送付状の伝言ゲームを廃止
工場側の担当者が送付状をアップロードするだけで、関係者へ瞬時に共有が可能に。関係者が増えても新規のメール作成や添付作業の業務から解放されます。
一元管理されたプロジェクト管理ツールで全員が最新情報に瞬時にアクセスできるように。
ツクールでは、地味だけと痒いところに手が届く現場経験者ならではの視点で非効率な業務を改善します。